Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Sekretarz urzędu miasta
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Sekretarza urzędu miasta, który będzie odpowiedzialny za sprawne wsparcie administracyjne, organizacyjne i komunikacyjne w jednostce samorządu terytorialnego. Osoba zatrudniona na tym stanowisku pełni ważną rolę w codziennym funkcjonowaniu urzędu, dbając o prawidłowy obieg dokumentów, koordynację kalendarza spotkań, przygotowywanie korespondencji oraz wspieranie kierownictwa i pracowników w realizacji zadań administracyjnych. Stanowisko wymaga wysokiej kultury osobistej, doskonałej organizacji pracy, dokładności oraz umiejętności pracy z dokumentacją urzędową i informacjami poufnymi.
Sekretarz urzędu miasta współpracuje z różnymi wydziałami, interesantami, instytucjami publicznymi oraz partnerami zewnętrznymi. Do jego zadań należy przyjmowanie i rejestrowanie pism, przygotowywanie projektów dokumentów, organizowanie narad i spotkań służbowych, a także czuwanie nad terminowym przepływem informacji. Istotnym elementem pracy jest również obsługa mieszkańców i udzielanie im podstawowych informacji dotyczących procedur administracyjnych, właściwości wydziałów oraz sposobu załatwiania spraw urzędowych. Kandydat powinien wykazywać się cierpliwością, uprzejmością i umiejętnością jasnego komunikowania się zarówno w kontakcie bezpośrednim, jak i telefonicznym czy mailowym.
Na tym stanowisku ważna jest znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, umiejętność posługiwania się programami biurowymi oraz zdolność do pracy pod presją czasu. Sekretarz urzędu miasta często odpowiada za archiwizację dokumentów, prowadzenie ewidencji, przygotowywanie zestawień i raportów oraz wspieranie procesów związanych z organizacją pracy urzędu. W zależności od struktury organizacyjnej może także uczestniczyć w przygotowywaniu materiałów na sesje rady miasta, komisje, spotkania z mieszkańcami lub wydarzenia reprezentacyjne.
Idealny kandydat to osoba sumienna, dyskretna i odpowiedzialna, która potrafi skutecznie ustalać priorytety oraz dbać o zgodność działań z obowiązującymi procedurami. Oczekujemy gotowości do pracy w środowisku wymagającym precyzji, terminowości i wysokich standardów obsługi publicznej. Oferowane stanowisko daje możliwość realnego wpływu na jakość funkcjonowania urzędu oraz wspierania działań służących lokalnej społeczności. To odpowiednia rola dla osób, które chcą rozwijać się zawodowo w administracji samorządowej, cenią stabilność zatrudnienia i chcą uczestniczyć w realizacji zadań ważnych z punktu widzenia mieszkańców miasta.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Prowadzenie i koordynowanie obiegu dokumentów przychodzących oraz wychodzących.
- Organizowanie kalendarza spotkań, narad i wydarzeń służbowych kierownictwa urzędu.
- Przygotowywanie korespondencji urzędowej, pism, notatek i projektów dokumentów.
- Obsługa interesantów oraz udzielanie podstawowych informacji o procedurach administracyjnych.
- Współpraca z wydziałami urzędu oraz instytucjami zewnętrznymi w zakresie spraw organizacyjnych.
- Archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami.
- Prowadzenie rejestrów, ewidencji oraz zestawień administracyjnych.
- Obsługa połączeń telefonicznych i korespondencji elektronicznej.
- Przygotowywanie materiałów na spotkania, komisje i wydarzenia urzędowe.
- Dbanie o poufność informacji oraz wysoki standard obsługi mieszkańców.
Wymagania
Text copied to clipboard!- Wykształcenie co najmniej średnie, preferowane administracyjne lub pokrewne.
- Doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej będzie dodatkowym atutem.
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność ustalania priorytetów.
- Znajomość pakietu Microsoft Office lub równoważnych narzędzi biurowych.
- Umiejętność redagowania pism i dokumentów w języku polskim.
- Komunikatywność, kultura osobista i profesjonalne podejście do interesantów.
- Dokładność, odpowiedzialność oraz dbałość o szczegóły.
- Umiejętność pracy z dokumentacją poufną i przestrzegania procedur.
- Znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej będzie mile widziana.
- Odporność na stres i umiejętność pracy pod presją terminów.
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie ma Pan/Pani doświadczenie w pracy administracyjnej lub biurowej?
- Czy posiada Pan/Pani doświadczenie w obsłudze interesantów lub klientów?
- Jakie programy biurowe wykorzystuje Pan/Pani w codziennej pracy?
- W jaki sposób organizuje Pan/Pani pracę przy wielu równoległych zadaniach?
- Czy miał(a) Pan/Pani kontakt z dokumentacją urzędową lub archiwizacją?
- Jak radzi sobie Pan/Pani w sytuacjach wymagających zachowania poufności?
- Czy zna Pan/Pani podstawowe zasady funkcjonowania administracji publicznej?
- Jakie są Pana/Pani mocne strony w zakresie komunikacji i organizacji?
- Czy jest Pan/Pani gotowy(a) do pracy stacjonarnej w urzędzie miasta?
- Dlaczego chce Pan/Pani pracować na stanowisku Sekretarza urzędu miasta?
